чек-лист для рп
Этап 1: Старт проекта
Цель: определить обязательства и требования.
Задачи
1
Проанализировать контракт и ТЗ: изучить условия контракта и ТЗ.
2
Изучить нормативную базу проекта: выделить, на основании каких приказов, постановлений, требований регуляторов будет проходить работа над проектом.
3
Составить выжимку проекта: зафиксировать цель и задачи проекта, сроки, ключевые моменты, требования к отчетности.
4
Сформировать проектную команду: на основании направления контракта, требований регуляторов и занятости сотрудников — сформировать команду для проекта (РП, Архитектор/Проектировщик, Инженер). Направить участникам проектной команды все вводные (ТЗ и другие документы).
5
Организовать установочную встречу проектной команды (Айк): организовать ВКС/очную встречу проектной команды, обсудить основные моменты и вопросы, возникшие по проекту.
6
Выстроить коммуникацию с Заказчиком: определить контактные лица у Заказчика, с которыми будет идти основное взаимодействие по проекту. Договориться об удобном способе коммуникации, создать групповой чат проекта в мессенджере для оперативного решения вопросов.
Чек-лист по итогам первого этапа
Зафиксированы цель и задачи проекта
Определены сроки выполнения проекта
Выделены документы, необходимые для сдачи контракта
Сформирована проектная команда
Проведена установочная встреча проектной команды Айкриэйт
Определены контактные лица Заказчика
Организован чат проекта с Заказчиком в мессенджере
Этап 2: Планирование проекта
Цель: составить дорожную карту проекта.
Задачи
1
Составить план-график: расписать подробный план-график проекта с учетом времени на выполнение контракта. Расписать, сколько нужно времени на каждый этап, составление каждого документа.
2
Составить план документов: в соответствие с ТЗ и контрактом расписать необходимые для сдачи документы, письма, акты.
3
Оценить риски проекта: выделить основные риски проектов и способы их нивелирования.
4
Составить план коммуникации: определить формат синхронизации по статусам проекта (соответствие плану-графику, возможные проблемы при исполнении контракта и т.д.).
5
Объединить информацию в единую дорожную карту: составить единую дорожную карту, с учётом плана-графика, плана документов, рисков и плана коммуникаций.
Чек-лист по итогам второго этапа
Составлен план-график
Определен план сдачи документов, актов, писем, отчетов
Выделены основные риски проекта
Сформирован план созвонов по проекту
Составлена единая дорожная карта проекта
Этап 3: Исполнение проекта
Цель: контроль корректного исполнения контракта.
Задачи
1
Организовать необходимые доступы: своевременно оформить пропуска для инженеров, аудиторов. При наличии требований по контракту — своевременно написать необходимые письма Заказчику.
2
Контролировать ход работ: регулярный запрос статусов по работам, отслеживание соответствие фактического выполнения работ плану.
3
Собирать информацию у проектной команды: фиксировать отклонения от ТЗ, особенно по вине Заказчика (задержки информации и т.д.), решать возникающие проблемы.
4
Вести документооборот проекта: вносить в Битрикс или иную систему, в которой идёт работа компании все документы по контракту.
5
Закрыть промежуточные этапы: при наличии требований в ТЗ, необходимо подписать промежуточные акты приема-передачи, направить на проверку Заказчику отчеты и т.д.
Чек-лист по итогам третьего этапа
Организованы доступы на объект Заказчика
Регулярно обновляются статусы выполнения работ
Регулярно фиксируется соответствие плану-графику и ТЗ
Регулярно ведется документооборот проекта
Закрыты промежуточные этапы проекта
Этап 4: Сдача проекта
Цель: закрытие проекта в соответствии с условиями контракта.
Задачи
1
Подготовить документы: проверить наличие всех документов, необходимых для сдачи контракта. НАЗВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДОЛЖНЫ СОВПАДАТЬ С ТЗ! Обратить внимание, нужно ли предоставлять документы на электронном носителе. Подготовить сопроводительное письмо с полным списком документов и электронных носителей. Сделать копию подписанного сопроводительного письма.
2
Передать документы: передать полный пакет документов (проекты разработанных документов, акты, счета). Зарегистрировать получение Заказчиком документов на копии сопроводительного письма (с подписью и печатью отдела документооборота). Не забыть про акты приема-передачи прав на ПО и акты приема-передачи.
3
Подписать закрывающие документы: подписать закрытие контракта в соответствии с требованиями ТЗ (Акты приема-передачи и т.д.).
Чек-лист по итогам четвертого этапа
Все требуемые документы в наличии и готовы к передаче
Составлено сопроводительное письмо и сделан скан подписанного
Документы во всех необходимых форматах переданы Заказчику
Переданы акты приема-передачи
Подписаны закрывающие документы по контракту
Этап 5: Завершение контракта
Цель: отследить финансовое закрытие контракта.
Задачи
1
Проконтролировать оплату: проконтролировать подписание актов и оплату счетов. Запросить платежные поручения.
2
Зафиксировать документацию: загрузить всю документацию по проекту в папку на хранилище.
3
Собрать отзывы: запросить благодарственные письма для портфолио и будущих госзакупок.
Чек-лист по итогам пятого этапа
Оплата проведена, Заказчик прислал платежное поручение
Документация загружена в общую папку
Запрошено благодарственное письмо