Обсудить проект
чек-лист предконтрактной работы
Регламент предконтрактной работы — АЙК

Этап 1: Решение бизнес-задачи.

Ответственный: Руководитель проектов.

Цель: сформировать решение для закрытия потребности Заказчика.

Задачи
Чек-лист по итогам 1-го этапа
установлен контакт с Заказчиком (проведена очная встреча или звонок);
определена потребность Заказчика (есть чёткое понимание, что Заказчик хочет улучшить, доработать, исправить;
сформирована бизнес-задача для проекта;
проработано решение бизнес-задачи;
Справочная информация

Грамотная бизнес-задача – это чётко сформированный результат проекта, который максимально закрывает потребность Заказчика, исходя из озвученных им проблем.

- измерима (имеются количественные или качественные критерии успеха);

- имеет положительный эффект (снижение рисков, выполнение требований, повышение защищенности активов);

- учитывает ограничения (сроки, бюджет, требования регуляторов, технические требования).

Слова Заказчика:

«Нам надо соответствовать требованиям 152-ФЗ, а то нас оштрафуют»

Бизнес-задача:

«Обеспечить соответствие требованиям 152-ФЗ в части процессов обработки персональных данных в компании»:

- провести аудит текущих процессов обработки ПДн и выявить несоответствия;

- актуализировать комплект организационно-распорядительной документации под текущие процессы;

- внедрить технические меры защиты в соответствии с требуемым уровнем защищенности для информационных систем;

- подготовить пакет документов для проверки регулятора.

Этап 2: Составление технического задания.

Ответственный: Руководитель проектов.

Цель: передать Заказчику готовое техническое задание.

Задачи
Чек-лист по итогам 2-го этапа
получены сведения об объекте информатизации;
уточнены сроки и место проведения работ;
составлен список НПА, на основании которых проводятся работы;
объем работ является выполнимым в установленные сроки;
отчетные документы в ТЗ выполнимы силами сотрудников Айкриэйт;
в ТЗ явно определён порядок сдачи отчетных документов и закрытия контракта;
выделен перечень информации и доступов, которые предоставляет Заказчик;
сформирован проект ТЗ;
в корпоративной системе АЙК Документы создан документ технического задания;
проект ТЗ согласован с Заказчиком;
перечень выполняемых работ в ТЗ соответствует договоренностям;
срок выполнения работ в ТЗ соответствует договоренностям;
перечень отчетных документов в ТЗ соответствует договоренностям;
ТЗ прошло согласование сотрудников компании;
согласованный с Заказчиком проект ТЗ соответствует договоренностям;
финальный файл ТЗ направлен Заказчику;
документ обновляется по мере появления новых итераций.
Справочная информация

Передать Заказчику финальное ТЗ: отправить Заказчику согласованный финальный файл ТЗ и уточнить об условиях и сроках запуска процедуры закупки.

Этап 3: Подготовка к закупке.

Ответственный: Руководитель проектов.

Цель: подготовиться к участию в закупочной процедуре.

Задачи
Чек-лист по итогам 3-го этапа
коммерческие предложения направлены Заказчику в установленные сроки;
уточнена форма проведения закупки (аукцион/конкурс/котировки);
уточнены сроки размещения закупки на торговой площадке;
заполнена форма «Информация о предстоящей закупке»;
форма передана по почте ответственному за закупки и начальнику юридической службы;
в системе «АЙК Документы» создано поручение Руководителю Воронежского офиса с информацией о закупке.
Справочная информация

Направление данной формы необходимо, чтобы коллеги могли свериться, соответствуют ли условия, размещенные Заказчиком на торговой площадке, достигнутым ранее договоренностям.

Передать закупку Руководителю Воронежского филиала: после публикации закупки на электронной торговой площадке, руководитель проектов создаёт поручение в системе «АЙК Документы» для Руководителя Воронежского филиала с информацией о закупке и ссылкой на торговую площадку:

Заголовок: Участие в закупке Заказчик Проект.

Описание:

- ссылка на закупку;

- сумма закупки;

- срок подачи.

Исполнитель: Руководитель Воронежского филиала (Н. Авдеева).

Наблюдатели: Ведущий РП, Руководитель проектного офиса.

Заголовок: Участие в закупке Росавиация Аттестация АИС ОГУ

Описание:

zakupki.gov.ru/84348386

5 000 000 рублей

Срок подачи: 15.09.2026 до 14:00

Этап 4: Участие в закупке.

Ответственный: не указан

Цель: подать корректную заявку на участие в закупке.

Задачи
Чек-лист по итогам 4-го этапа
подготовлены все необходимые документы для участия в закупке;
закупочная документация соответствует изначальным договорённостям, закреплённым в форме «Информация о предстоящей закупке»;
заявка на участие в закупочной процедуре подана вместе с полным комплектом документов.

Этап 5: Подписание контракта.

Ответственный: не указан

Цель: подписание контракта с корректными данными.

Задачи
Чек-лист по итогам 5-го этапа
в системе «АЙК Документы» создан документ с проектом контракта;
контракт согласован с начальником юридического отдела и бухгалтером через поручение в «АЙК Документы»;
данные в контракте сходятся с данными в формы «Информация о предстоящей закупке»;
для подписания в ЭДО: документ направлен Руководителю Воронежского филиала вместе с формой «Согласование контракта перед подписанием»;
для подписания на бумаге: документ в печатном виде передан Генеральному директору вместе с формой «Согласование контракта перед подписанием».
Справочная информация

Подписать контракт: если все данные сходятся – можно подписывать контракт:

В ЭДО: направить контракт Руководителю Воронежского филиала приложив форму «Согласование контракта перед подписанием».

На бумаге: подписать у Генерального директора, приложив форму «Согласование контракта перед подписанием».

После подписания контракта
Незамедлительно вступает в действие Регламент работы с проектами.